中国清洁行业经历了传统清洁、近代清洁及现代清洁三个阶段，清洁行业的专业性、技术性也要求越来越精细，清洁公司职能部门也分工越来越专业化。随着PPP模式的逐渐放开，政府采购项目越来越多的成为清洁公司凸显品牌，获取稳定收益的主要途径之一。
如何做出一套有效的投标文件，为公司在竞标中获得中标的机会是很多公司在共同琢磨的话题，在这里，结合本人近20年的经验，谈谈个人对制作投标文件的几点看法！
如何制作投标文件要分为两大部分来阐述：
第一部分、研读招标文件。
首先，要明白几个关键性的概念
1、无效投标。没有按照招标文件要求处理，不符合招标文件要求，在开标前就被采购人（采购代理机构）拒绝，不能进入采购程序的投标，是开标前得出的结果，很多人称之为“废标”；
2、投标无效。投标文件对招标文件没做实质性响应，被评审为不符合要求的投标文件，由招标文件条款所决定的，与标的无关，是在评标过程中得出的结果，很多人也称之为“废标”；
3、废标。响应的供应商不足规定的数量，当事人有违纪违规行为、或其他可能影响到采购公正、采购活动，因国家政策、或不可抗拒因素而无法进行的情况下，由当事人提出，经过一定程序，经政府采购监管部门批准，对进行中的采购活动予以中止、终止及废除中标结果的行为。是一种政府职能行为，并非我们常说的“废标”。
其次、我们要了解投标的一般程序
1、了解招标信息申请投标；
2、接受投标人的资格审查；
3、获得招标文件及投标资料；
4、参加现场勘察及答疑；
5、标书制作及报价；
6、提交投标书参与竞标；
7、接受中标通知书，签订合同；
一般清洁投标主要采取以下四种形式，一是提交纸档打印的投标书；二是递交光碟媒体（PDF格式）标书；三是上传电子标书；四是利用投标软件制作标书及上传。无论是哪种投标形式，都要详细的研读招标文件的各项条款，严格遵守招标文件要求制作标书及参与投标过程。
三、招标文件研读的四个重点，五项关注。
（一）招标文件研读的四个重点
1、投标人资格。
投标人资格是确定供应商是否具备竞标资格的第一条件，招标公告上规定的资质是第一资质，也是无效投标资质，没有或缺失是致命的；
2、招标须知之评分标准。
此处对评分标准会进行详细的描述，该项标准必须吃透、记牢，对所有的要求必须全面、完整、准确的响应，不能模糊、缺项或者负偏离，公开信息要真实响应，此处标准的响应程度将直接决定投标人可否中标，不得马虎大意；
3、项目需求之技术条款。
项目需求之专用条款是编制投标文件技术、报价部分的重要参考和响应部分，大部分的投标无效存在于本条款中，这部分是业主（采购人）最关注的部分，大部分的投标无效和重大扣分来源于此，但要注意，采购人提供的条款并不是范本，要求我们对此条款的内容务必要逐项、逐条进行响应，不得有任何遗漏；
4、理解/遵守文件格式要求。
大部分招标文件中都有投标书格式及合同模板，格式部分要严格遵守，有的格式允许修改的一定要有备注说明，否则极易造成无效投标，太多的投标人忽略了这个问题而后悔不已。在招标公告中的格式要求中有详细的备注说明，一定要详细理解其备注要求，积极响应。
（二）招标文件研读之五项关注
主要是针对招标文件中一些常规性的要求，坚决不能出错。
1、名称。在招标文件中找出所有的名称进行分类；
2、时间。标注出现的所有的时间、地点进行整理备份；
3、要点。积极响应关于保证金、响应表及偏离表的问题；
4、预算。了解标的金额，测算自己的竞标能力；
5、装订。详细了解装订要求，不能在最后缓解出现失误。
之所以要提出五项关注要求，是因为现在太多的清洁公司喜欢花时间和精力去找一些投标模板，其实只要认真研读招标公告要求，是完全可以做出一份符合招标要求的投标书的，至于参考投标范本，固然能起到事半功倍的效果，但更多的是在投标范本中有很多细节是不符合招标公告的，如时间、名称以及一些项目特色等，这样很容易直接导致无效投标的结果。
总之研读招标文件一个宗旨：认真对待、听话照做。
第二部分、投标文件制作
制作投标书的唯一要求就是“听话照做”。
我们可以按照下列程序完成投标书的编制：
一、资料整理及准备
浏览招标文件，找出需要时间去准备的一些资料，根据投标截止日，将资料清单列出来安排人员去准备，一般包括如下资料：
1、客户评价、业绩证明等；
2、政府职能部门证明（如纳税、社保等）；
3、投标保证金、银行资信证明等；
4、本地化规范及标准；
5、本地化工资、福利、税收及消费水平等；
二、研读招标文件
编制投标书前的第一件事就是研读招标文件，认真细致的阅读招标文件的各项条款，吃透、记牢其中的一些精要；
1、好标书在于是否让用户满意。用户提出来的我们必须满足，用户没有提出来的我们可以进行在和用户沟通后提供特色和个性化的服务；
2、标注招标文件中的重点。一方面可以在编制投标书时能快速的找到需要完善的要点，节约时间，同时在我们装订标书时有利于我们检查投标书有没有遗漏或未能完全响应招标文件的内容，如项目名称、保证金、响应表、偏离表、主要合同条款及装订要求等等；
三、对不清楚的进行提问
根据投标人的权利，我们有义务通过咨询招标人、浏览招标人网页等形式在规定的答疑时间之前了对招标文件中存在的疑义进行了解：
1、招标文件前后不符、概念模糊及无法理解的条款；
2、依据相关法律文件，对招标文件中歧视性、排他性等不利于公正、公平竞标的条款；
四、按照要求编制目录
根据招标文件要求和条件列出投标书目录，如果招标公告有要求，必须严格遵照招标文件中“投标文件的组成”，直接粘贴和复制即可，不允许调整顺序及格式，否则会造成“无效投标”。没有格式要求的可以响应招标文件，结合以往的经验自行编制。
常用的投标目录如下：
（一）商务部分（有的文件也称资信部分）
1、投标函；
2、法定代表人证明书及授权委托书；
3、企业简介；
4、招标公告中要求的资质；
5、评分标准中要求的商务部分；
6、与企业实力相关的重要资质（或加分项）；
（二）技术部分（有的文件也称服务方案）
1、编制说明（编制依据）；
2、项目概况；
3、项目分析；
4、整体规划；
5、管理构架及职责；
6、人员配备；
7、机械、材料、设备的配置；
8、作业方案；
9、培训方案；
10、安全作业措施；
11、质量保证措施；
12、服务承诺；
13、招标文件要求的其他内容；
（三）报价部分（有的文件也称为商务部分）
1、开标一览表
2、分项报价表；
3、详细报价预算表；
五、根据目录编制内容
完完全全按照招标文件的格式要求进行粘贴复制，不允许修改招标文件格式中的任何内容，否则极易造成无效投标。
招标公告中未提供投标格式，可根据招标要求自行编制内容，要求调理清楚、言简意赅，尽量的使用数字、表格或图片形式，便于专家评审。
最后根据列出的投标书目录注意完善内容即可。
六、检查合成投标书
此项不容忽视，很多企业在此栽了跟头，特别关注的是以下几点：
1、开标一览表；
2、检查目录的完整性和内容是否相符；
3、商务、技术、报价部分的装订要求；
4、封面、封底的制作要求；
5、印刷、装订、签字盖章、密封及递交要求。
总之，投标成功的前提是制作有效的投标文件，只有投标书有效才会进入真正的评审环节，才有机会获得中标机会。
